Toplantı yapmak için öncelikle;
– Riskli yapı kararının kesinleşmesi,
– Mümkün olmuşsa muafiyet belgesinin alınması,
– SPK tarafından lisanslandırılmış değerleme firmasının usulüne uygun değerleme raporunun tanzim etmiş olması,
– Arsa sahiplerinin, usulüne uygun gündemle ve usulüne uygun düzenlenmiş toplantı çağrı kağıdıyla çağrılmış olması gerekir,
(Örneğin; bazı gündem metinlerinde rastladığımız durumlarda olağanüstü genel kurul toplantısına davet, kat malikleri kurulu olarak toplantı çağrısı gibi başlıklara yer veriliyor ki, yarın muhalif hissedarların arsa payları satışa götürürlerken bu hususlar sebebiyle sorunlar çıkabilmektedir. Bu yüzden bu kelimelerden uzak durulmalıdır.)
– Toplantı tutanağında, yani ortak karar protokolünde toplantının yapıldığı yer, toplantı tarihi ve saati bulunması gereken zorunlu hususlardır,
– Toplantıya her hak sahibinin çağrılmış olması şarttır. Noterden çağrı yapma meselesi ise artık 25 Temmuz 2014’ten bu yana zorunluluk olmaktan çıkarılmıştır.
– Protokolde hazurun cetveli düzenlenmelidir,
– Asalaten katılanların ve vekaleten katılanların ayrı ayrı kayıtlarının tutulması, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’ndakinin aksine vekaleten katılanların vekaletnamelerinde 6306 sayılı yasa kapsamında temsil ve karar alma noktasında özel yetkilerinin olup olmadığının tespit edilmesi ve bu vekaletnamelerin birer suretinin alınması zorunluluktur,
– Toplantıda divan, oy sayım memuru, katip gibi organların belirlenmesi gerekir.Satışa konu edilecek arsa paylarının satılmasında sağlayacağı rahatlık bakımından da önemlidir,
– Toplantıda yıkım kararı, varsa yıkım ruhsatı okunmalı,
– SPK tarafından lisanslandırılmış değerleme firması tarafından oluşturulmuş değerleme raporunun okunması gerekir. (Özellikle değerleme raporunun hazır bulunan hak sahiplerine tebliği çok önemlidir.)
– Binanın hangi usulle değiştirilip dönüştürüleceği hususlarının tartışılması ve tartışmanın tutanağa bağlanması, kat karşılığı, para karşılığı, taahhüt şeklinde, kredi kullanarak, yap işlet devret yoluyla, gelir paylaşımlı, tevhit veya ifraz hususlarından veya başka pek çok ihtimallerle alınabilecek olan kararların değerlendirilip tutanağa bağlanması, müteahhitlerden alınan tekliflerin değerlendirilmesi, karar kılınan proje ve yöntemin detaylarının okunması ve protokole geçirilmesi ve İl Müdürlüğü’ne sunulmak üzere hazırlanacak dosyada bulundurulması zorunluluktur. Aksi halde muhalif arsa sahiplerinin paylarının satılması hususunda Bakanlık İl Müdürlüğü satış kararı vermemektedir,
– Örneğin X müteahhit ile %40-%60 oranıyla arsa payı ve kat karşılığı inşaat sözleşmesine karar verilmiştir denilmeli ve müteahhidin teklifinin içindeki teknik ve hukuki şartname, kat planı, vaziyet planı, paylaşılacak metrekareler, alınacak teminatların tamamı bu protokolde konuşulmuş olmalı ya da en azından atıflardan bu anlaşılmalıdır,
– Daha sonra oylamaya geçilecek, oylamadan sonra her arsa malikinin protokoldeki adının karşısına kendisine tekabül eden arsa payları yazılmak suretiyle imzalar atılacak ve bu şekilde ortak karar protokolü tamamlanmış olacaktır.
.

Toplantının ne şekilde yapılacağı ve toplantıda hangi belgelerin düzenleneceği yasa ve yönetmelikte belirtilmemiştir. Fakat, konuya ilişkin güncel Yargıtay İçtihatları uyarınca, riskli bina yıkılmadığı takdirde, uygulamanın, 634 sayılı yasaya tabi olduğunu düşünürsek, riskli bina yıkılmadan önce yapılacak toplantıda alınacak kararların, Kat Malikleri Karar Defterine yazılması gerekecektir.
Yasada, riskli binanın yeniden yapılması, parselin diğer parsellerle birleştirilmesi gibi önem arz eden kararların 2/3 çoğunluk tarafından alınabileceği belirtilmiştir. Buradaki 2/3 çoğunluk kavramı, apartmanlarda, “Arsa Payı” çoğunluğu olarak kabul edilmektedir. Arsa payı oranı ile, bağımsız bölüm maliki sayısı farklı kavramlardır. Bir dairenin arsa payı, konumu ve büyüklüğüne göre diğer dairelerden daha az veya daha fazla olabilir. Bunun için kat mülkiyeti veya kat irtifakı tapusunda yer alan arsa payı hesabına göre işlem yapılacaktır. Kat mülkiyeti bulunmayan binalarda ise, 2/3 çoğunluk hesabında, tapuda kayıtlı müşterek mülkiyet niteliğindeki hisse nispeti dikkate alınacaktır. 

    6306 sayılı Kanunun Uygulama Yönetmeliğinde, sadece, binanın yıkılmadan önceki durumunu gösteren, değerleme raporu alınacağı anlaşılmaktadır. İlgili yönetmelikte, yapılacak binanın, proje değerinin de belirtilmesi gerekip gerekmediği açıklanmamıştır. Uygulamada, değerleme raporlarının çoğunlukla, binanın yıkılmadan önceki haline ilişkin olduğu görülmektedir. Ancak, kat maliklerince yapılacak karar toplantısında, binanın yeniden inşa edilmesi koşulları ve projeden alınacak paylar da müzakere edileceğine göre, değerleme raporunun, binanın yıkılmadan önceki değeri ile birlikte, proje değerini de kapsaması şarttır. Aksi takdirde, şeffaf ve hakkaniyete uygun bir müzakere toplantısından bahsedilemez.

Esas itibariyle riskli yapı değerleme raporunda, aşağıda belirtilen 3 ayrı kriter esas alınmalıdır ;

• Riskli Bina Değeri.
• Arsa Değeri.
• Proje Değeri.

Yönetmeliğin 15. Maddesinde ; Toplantı öncesinde, “Riskli Yapının Değeri”’nin tespit edilmesi gerektiği ifade edilmiştir. Yönetmeliğin bu maddesinde, mantıksal bir hata yapıldığı kanaatindeyiz. Çünkü, Riskli Yapı olduğu kesinleşen ve kanunen belirlenen, 60 günlük süre içerisinde yıkılacak olan bir binanın değeri nasıl tespit edilebilir ? Zaten yıkılacak olan bir binanın değerinin tespit edilmesi ve sadece bu veri esas alınarak karar toplantısı yapılması ne derece doğrudur ? Uygulamada, birçok değerleme raporunda, binanın, riskli yapı olması nedeniyle değerinin azaldığı belirtilmektedir. 6306 sayılı yasanın 6. Maddesine göre, riskli bina yıkıldıktan sonra, kat mülkiyeti resen terkin edilerek gayrimenkul arsa haline getirilecektir. Süreç içerisinde, kısa zamanda arsa vasfını kazanacak bir taşınmazın, arsa değeri hiç dikkate alınmadan, sadece riskli yapı değerinin esas alınması çelişkiye neden olmaktadır. Bu sebeple, riskli yapının değerlemesi kavramı, uygulama açısından çözülmesi gereken bir sorundur. Kaldı ki ; Değerleme Raporu, çoğunluk kararına katılmayan kat maliklerinin, pay satışında da, esas alınacak önemli bir belge olduğundan, konunun önemi bu noktada da karşımıza çıkmaktadır. Üçte İki çoğunluk kararı toplantısında, genellikle, tek bir müteahhitten alınan ve daha önce kat maliklerince müzakere edilmiş olan, teklif müzakere edilmektedir. Ayrıca, çoğunlukla, değerleme raporu ücretinin de müteahhit tarafından ödendiği görülmektedir. Esas itibariyle, toplantıların neredeyse %99’u zaten önceden hazırlanmış olan, müteahhit teklifi üzerinden yapılmaktadır. Öyleyse, kat maliklerine sunulan bu teklifin, proje değerinin lisanslı değerleme kuruluşuna önceden tespit ettirilerek toplantıda paylaşılmasının daha adil olacağı açıktır. Değerleme raporunun ne şekilde düzenleneceği, değerleme ölçülerinde hangi verilerin esas alınacağı, Sermaye Piyasası Kurulu’nun, 12.08.2001 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan, Tebliğinde, pekçok standarda yer verilmiştir.
Ancak, bu standartların tamamına riayet edilmediği, aynı gayrimenkulle ilgili olarak, Lisanslı Değerleme Kuruluşlarından alınan raporların oldukça farklı değerler içerebildiği görülmektedir. Uygulamada, genellikle, değerleme raporunu talep eden kişinin, görüş ve talepleri esas alınarak, takdir yetkisinin buna göre kullanıldığı, değerleme şirketlerinin raporları arasındaki kıymet farklılıklarının bu düşünceden kaynaklandığı görülmektedir. Kanaatimizce, konuya ilişkin sorunların kaynağı, değerleme standartlarının 6306 sayılı yasaya göre belirlenmemiş olmasıdır. 6306 sayılı yasa özel bir kanuni düzenlemedir. Uygulama koşulları ve mantığı pek çok noktada, diğer yasal düzenlemelerden ayrılmaktadır. Yukarıda, riskli yapının mevcut değerinin, arsa kıymetinin ve proje değerinin ayrı ayrı dikkate alınarak, değerleme raporlarının buna göre oluşturulması gerektiği ifade edilmiştir. Bu sebeple, riskli yapı değerleme standartlarının, 6306 sayılı yasaya uygun olarak yeniden düzenlenmesi şarttır. Değerleme çalışmalarında, objektif kriterler getirilmediği takdirde, raporlardaki çelişki nedeniyle, mağduriyetler kaçınılmaz olacaktır. 

Riskli yapının paydaşları tarafından yapılacak Karar toplantısında, müzakere edilebilmesi için, Sermaye Piyasası Kurulu’na kayıtlı olarak faaliyet gösteren, Lisanslı Değerleme Kuruluşunca, gayrimenkulün tüm bağımsız bölümlerinin yıkılmadan önceki kıymetini gösteren, değerleme raporunun alınmış olması gerekmektedir. Bu zorunluluk, Uygulama Yönetmeliği’nin 15. Maddesinde belirtilmiştir. Değerleme Şirketlerine ilişkin standart ve kayıtlar, Sermaye Piyasası Kurulunca yayınlanan, 12.08.2001 tarihli, Tebliğ’de düzenlenmiştir. Söz konusu Tebliğ daha sonra birçok değişiklik yapılmıştır. İlgili düzenlemeye göre, değerleme şirketlerinin çalışma şartları ve değerleme raporlarında bulunması gereken unsurlar açıkça belirtilmiştir. Kat malikleri veya arsa sahiplerinden herhangi biri, değerleme şirketine başvurarak binanın değerinin tespiti için rapor düzenlenmesini talep edebilir. Başvurulacak değerleme şirketinin lisansı incelendikten sonra, sözleşme yapılarak, riskli yapının mevcut değeri tespit ettirilir. Söz konusu raporun toplantı öncesinde, kat maliklerine tebliğinin zorunlu olup olmadığı yönetmelikte belirtilmemiştir. Ancak, toplantı sırasında, değerleme raporunun toplantıya katılan tüm paydaşlara tebliğ edilmesi gerekmektedir. Değerleme raporu, 6306 sayılı yasaya göre alınacak kararların önemli bir parçasıdır. Bu sebeple, lisanslı değerleme kuruluşu tarafından düzenlenen bu raporun ilgililere tebliğ edildiğinin belgelenmesi şarttır. Ayrıca, değerleme raporu, toplantıya katılmayan paydaşlara, üçte iki çoğunluk kararı ekinde gönderilmek zorundadır.